⚡ クイックスタート(5分)
📌 このページの目的
今日からシステムを使い始めるための最小限の知識を5分で習得できます。
1分でわかる: このシステムの目的
✅ やること
- 問い合わせ対応を記録に残す
- 再利用できる知識を蓄積する
- 業務手順を標準化する
🎯 最終ゴール: AIチャットボットで問い合わせを自動化
利用者向けマニュアルを整備 → 全社公開 → AIチャットボットで24時間自動案内
💡
詳しくは → ビジョン説明(10分)
2分でわかる: 4つの文書の使い分け
① ナレッジ
Notion・システムG向け
何? 調査内容や判断理由など、後で使えそうな情報
例: 「freeeのログインエラーは、ブラウザのキャッシュクリアで解決する場合が多い」
書き方: 書きかけOK、まず記録することが最優先
② マニュアル
Notion・システムG向け・正本
何? 確定した業務手順(誰がやっても同じ結果になるもの)
例: 「新入社員のfreee勤怠アカウント作成手順」
書き方: 手順を時系列で、判断基準を明確に
③ 利用者マニュアル
Notion・全社員向け・正本
何? 利用者向けの詳細な利用案内
例: 「freee勤怠の利用方法(利用者向け詳細版)」
書き方: 利用者視点で、分かりやすい表現で
重要: これがAIチャットボットの学習元になります
④ 利用者向け資料
SharePoint・全社員向け
何? ③を元に作成した配布用資料
例: クイックガイド、スライド版、図解版
重要: これは正本ではない、元は必ず③利用者マニュアル(Notion)
💡
なぜ4つに分けるの?
AIチャットボット実現のため、テキスト形式のマニュアル(①②③)と、人間用の図解資料(④)を両立させる設計です。
詳しくは →
文書体系を4つに分ける理由(5分)
今日やること
パターンA: 問い合わせがあった
- Notionの「問い合わせDB」に登録
- 対応内容を記録
- システムG向け情報 → ① ナレッジに残す
- 利用者向け情報 → ③ 利用者マニュアルを作成
パターンB: 新しいシステムを導入する
【システムG向け】
- ① ナレッジで情報を記録
- 標準化が必要なら → ② マニュアルに昇格
【利用者向け】※独立して作成
- ③ 利用者マニュアルを作成
- 配布が必要なら → ④ 利用者向け資料を派生
絶対に守ること(5つだけ)
❌ 禁止事項
- 問い合わせ対応を記録しない
→ 個人の頭の中で完結させない
- 同じ内容を複数の場所に書く
→ 正本は1つだけ、参照はリンクで
- ④利用者向け資料を正本として扱う
→ 正本は必ず③利用者マニュアル(Notion)
- ②マニュアルから③利用者マニュアルを作る
→ 対象者が異なるため内容も異なる。③は独立して作成
- 個人フォルダやローカルで文書を管理する
→ 必ずNotionまたはSharePointで共有
迷ったら
Q: これは①ナレッジ? ②マニュアル?
→ 迷ったら ① ナレッジ
→ 手順が確定していて、誰がやっても同じ結果になる場合のみ ② マニュアル
Q: システムG向け? 利用者向け?
→ システムG内の業務 → ① ナレッジ または ② マニュアル
→ 利用者の操作・申請 → ③ 利用者マニュアル
Q: どこに書けばいい?
→ 正本は必ずNotion(①②③)
→ SharePointは配布用のみ(④)
Q: 同じ内容を複数箇所に書いていい?
→ ダメ(絶対)
→ リンクでつなぐ
Q: ②から③を作ってもいい?
→ ダメ
→ 対象者が違うため内容も違う
→ ③は独立して作成