📊 文書体系を4つに分ける理由(5分)
🎯 前提: 最終ゴール = AIチャットボットの実現
なぜ文書を4種類に分けるのか?
それは、AIチャットボット実現から逆算して設計されているからです。
🤖 AIチャットボットに必要な条件
AIが正確に答えるために必要なこと
- テキスト形式のマニュアル(画像ではなく)
- 統一されたフォーマット(バラバラではなく)
- 対象者別の整理(混在していない)
- 段階的な展開が可能な設計(いきなり全社ではなく)
この条件を満たすために、文書を4種類に分けて管理しています。
📋 4つの文書の役割
システムG向け(内部知識)
① ナレッジ フェーズ2で活用
何? 調査・対応の記録
形式: テキスト形式で蓄積
AI活用:
- フェーズ2でシステムG向けチャットボットの学習元
- 多様な事例・パターンをAIに学習させる
- トラブル対処のバリエーションを提供
例:
- 「freeeログインエラー → ブラウザキャッシュクリアで解決」
- 「プロキシ設定 → 3通りの対処法を試した記録」
② マニュアル フェーズ2で活用
何? 確定した標準手順
形式: テキスト形式で管理
AI活用:
- フェーズ2でシステムG向けチャットボットの学習元
- 確実な回答の提供元
- 標準的な手順をAIに学習させる
例:
- 「新入社員アカウント作成手順(7ステップ)」
- 「PC故障時の対応フロー(判断基準あり)」
利用者向け(公開情報)
③ 利用者マニュアル フェーズ4で活用
何? サービス利用案内
形式: テキスト形式で作成
AI活用:
- フェーズ3で全社公開
- フェーズ4で全社向けチャットボットの学習元
- 24時間自動案内を実現
例:
- 「freee勤怠の使い方(詳細版)」
- 「Proxy通信許可申請の手順」
④ 利用者向け資料
何? ③を元にした図解資料
形式: PowerPoint / PDF / CANVA
使い道:
- 見やすさ・分かりやすさ重視
- 周知活動・研修で使用
- 人間が見るための補助資料
重要: これは正本ではない(配布物)
例:
- クイックガイド(1ページ)
- スライド版(研修用)
- ポスター(掲示用)
❌ なぜこの設計が必要か
NG例1: 全部PowerPointで作ると...
問題点:
- AIが学習できない(文字が画像に埋め込まれている)
- 検索性が低い
- 更新が大変
- チャットボットが実現できない
NG例2: 全部1つのデータベースにすると...
問題点:
- システムG向けと利用者向けが混在
- 段階的なAI導入ができない
- 権限管理が複雑
- フェーズ2(テスト)ができない
✅ この設計のメリット
メリット:
- AI学習用(①②③)と人間用(④)を両立
- ①②③: テキスト形式でAIが学習できる
- ④: 図解・デザインで人間が理解しやすい
- 対象者別に適切な情報を提供
- システムG向け(①②): 詳細な手順・判断基準
- 利用者向け(③④): 分かりやすい操作案内
- 段階的なAI導入が可能
- フェーズ2: システムG内でテスト
- フェーズ4: 全社展開
🔄 実現イメージ
フェーズ2: システムG向けAIボット
学習元: ①ナレッジ + ②マニュアル
利用者: システムGメンバーのみ
効果:
- 「PCキッティング手順は?」→ AIが即座に回答
- 「freeeエラー対処法は?」→ 過去の対処事例を提示
- 検索コスト削減、ナレッジ活用促進
フェーズ4: 全社向けAIボット
学習元: ③利用者マニュアル
利用者: 全社員
効果:
- 「freee勤怠の打刻方法は?」→ AIが24時間回答
- 「Proxy申請はどうやる?」→ 手順を即座に案内
- 問い合わせ件数削減、利用者の自己解決
💡 まとめ
文書を4種類に分ける理由
- AIチャットボット実現のため
- テキスト形式(①②③)でAI学習を可能に
- 図解資料(④)で人間の理解を補助
- 対象者別の適切な情報提供
- 段階的なAI導入
- フェーズ2: システムG内テスト(①②)
- フェーズ4: 全社展開(③)
🎯 今やっていることの意味
今、Notionで4種類の文書を分けて作っているのは、
将来のAIチャットボット実現と段階的導入のためです。
この設計により、問い合わせゼロの自己解決型組織が実現します。