付録: 用語集
あ行
アーカイブ
廃止されたマニュアルやナレッジを参考情報として保持する状態。削除ではなく、過去の経緯として残す。
一次情報
問い合わせ対応や調査の過程で得られた、整理されていない生の情報。ナレッジとして記録する対象。
か行
管理者ナレッジ
①ナレッジの正式名称。システムG向けの一次情報蓄積場所。
管理者マニュアル
②マニュアルの正式名称。システムG向けの業務標準手順。
クイックガイド
④利用者向け資料の一種。③利用者マニュアルの要点を1-2ページに簡潔にまとめたもの。
さ行
正本(Single Source of Truth / SSoT)
その情報について、唯一正しいとみなす情報源。本プロジェクトでは全ての文書の正本をNotionで管理する。
昇格
①ナレッジから②マニュアルへなど、内容の成熟に伴って文書種別を変更すること。
スライド版
④利用者向け資料の一種。③利用者マニュアルを元に作成する研修・発表用のPowerPoint資料。
た行
段階的詳細化
最初から完璧を目指さず、段階的に詳細化していく考え方。問い合わせ→ナレッジ→マニュアルの流れ。
な行
ナレッジ
①管理者ナレッジの略称。調査・試行錯誤の記録を残す一次情報の蓄積場所。完成度60%でOK。
は行
派生文書
正本を元に、対象者や目的に応じて再構成・再表現した文書。④利用者向け資料が代表例。
ハンドブック
ナレッジマネジメントシステム全体の「憲法」。判断基準やルールを定める最上位の正本。
ま行
マニュアル
②管理者マニュアルの略称。確定した標準手順を記載する文書。完成度100%が必須。
や行
利用者マニュアル
③利用者マニュアル。全社員向けのサービス利用案内。これがAIチャットボットの学習元になる正本。
利用者向け資料
④利用者向け資料。③を元に作成する配布用資料(PowerPoint/PDF等)。正本ではない。
A-Z
AI / AIチャットボット
本プロジェクトの最終ゴール。整備されたマニュアル(①②③)を学習し、24時間自動案内を実現する。
Notion
文書の正本を管理するツール。すべての正本(①②③、問い合わせ)をここで管理する。
SharePoint
派生文書や配布用資料の保管場所。④利用者向け資料をここで管理する。正本は置かない。
SSoT (Single Source of Truth)
正本。その情報について、唯一正しいとみなす情報源を1つに定める考え方。